Privacy-
verklaring.

1. Wie is verantwoordelijk?

VYNDIS, uitgebaat door Michael Deleu en gevestigd aan Aimé Liebaertstraat 2/201, 8400 Oostende, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die VYNDIS voor de eigen administratie, verkoop, dienstverlening, website en beveiliging verwerkt.

Voor privacyvragen of de uitoefening van rechten kan je contact opnemen via info@vyndis.be of +32 468 41 51 72. Voor bepaalde droneopdrachten bepaalt de klant mee of hoofdzakelijk waarom en hoe beelden worden gemaakt. De precieze rol van VYNDIS en de klant wordt dan volgens de concrete opdracht beoordeeld en, indien nodig, aanvullend vastgelegd.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Bij een aanvraag of rechtstreeks contact kunnen we naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie, projectlocatie, gekozen dienst, berichtinhoud en correspondentie verwerken. Bij een offerte of opdracht kunnen daar identificatie-, adres-, contract-, facturatie-, betaal-, planning- en opleveringsgegevens bij komen.

In het klantenportaal verwerken we account- en uitnodigingsgegevens, projecttoegang, opmerkingen, bestanden, rapporten, offertes en facturen. Voor de beveiliging en goede werking kunnen technische gegevens worden geregistreerd, zoals IP-adres, tijdstip, browser- en apparaatgegevens, sessiegegevens, foutmeldingen en beveiligingslogs.

Dronefoto's en -video's kunnen personen, voertuigen, nummerplaten, woningen, terreinen of andere herkenbare elementen bevatten. VYNDIS probeert de opname te beperken tot wat voor de opdracht nodig is. We vragen niet bewust om gevoelige persoonsgegevens of gegevens van minderjarigen, tenzij dit uitzonderlijk noodzakelijk en rechtmatig is.

3. Waarvoor en op welke rechtsgrond?

We verwerken gegevens om vragen te beantwoorden, haalbaarheid te beoordelen, een offerte op te stellen en op verzoek stappen te nemen voor een overeenkomst. Na aanvaarding verwerken we gegevens om de opdracht te plannen, veilig uit te voeren, resultaten te leveren, ondersteuning te bieden en betalingen op te volgen. Deze verwerkingen steunen op precontractuele maatregelen en de uitvoering van de overeenkomst.

Voor boekhouding, fiscaliteit, luchtvaartveiligheid en andere wettelijke verplichtingen steunen we op een wettelijke verplichting. Voor beveiliging, misbruikpreventie, kwaliteitscontrole, bedrijfsadministratie en de vaststelling of verdediging van rechten kunnen we steunen op een gerechtvaardigd belang, na afweging van jouw belangen en rechten.

Wanneer toestemming vereist is, bijvoorbeeld voor een facultatieve publicatie van herkenbare beelden of afzonderlijke marketing, vragen we die vooraf. Toestemming kan steeds voor de toekomst worden ingetrokken. VYNDIS gebruikt aanvraaggegevens niet voor ongevraagde nieuwsbrieven en neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen.

4. Welke gegevens zijn verplicht?

Velden die als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om een aanvraag te behandelen of een opdracht uit te voeren. Andere informatie is facultatief. Zonder noodzakelijke contact-, locatie- of projectgegevens kan VYNDIS mogelijk geen correcte haalbaarheidsbeoordeling, offerte of uitvoering aanbieden. Deel geen persoonsgegevens die niet relevant zijn voor jouw vraag.

5. Met wie delen we gegevens?

Toegang blijft beperkt tot VYNDIS en partijen die gegevens nodig hebben voor hun taak. We kunnen gebruikmaken van FormSubmit voor het doorsturen van websiteformulieren, OVHcloud voor e-mail en serverinfrastructuur, Cloudflare voor domeinbeveiliging en private R2-bestandsopslag, en andere zorgvuldig gekozen IT-, boekhoud- of professionele dienstverleners.

Gegevens kunnen ook worden gedeeld met een gespecialiseerde onderaannemer wanneer dat nodig is voor de afgesproken opdracht, met adviseurs voor de verdediging van rechten, of met bevoegde overheden wanneer de wet dit vereist. VYNDIS verkoopt of verhuurt persoonsgegevens niet.

Wanneer een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dit alleen met een wettelijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, passende contractuele waarborgen of een toepasselijke wettelijke uitzondering. Meer informatie over de relevante waarborgen kan worden gevraagd via info@vyndis.be.

6. Dronebeelden en verantwoordelijkheid van de klant

VYNDIS plant opnamen zo gericht mogelijk, vermijdt niet-relevante private zones waar redelijk haalbaar en beperkt verspreiding en toegang. De klant informeert VYNDIS vooraf over gevoelige locaties, vertrouwelijkheid, aanwezige personen en het beoogde gebruik van beelden. De klant zorgt voor een geldige grondslag en de nodige informatie aan betrokkenen wanneer de klant het doel en gebruik van de opnamen bepaalt.

Herkenbare beelden worden niet voor een ander doel gepubliceerd of hergebruikt zonder passende rechtsgrond. Op verzoek kan VYNDIS, wanneer redelijk en technisch mogelijk, meewerken aan selectie, afscherming of verwijdering. Een dergelijk verzoek wordt afgewogen tegen contractuele verplichtingen, bewijsbelangen en wettelijke bewaarplichten.

7. Hoe lang bewaren we gegevens?

Een aanvraag die niet tot een opdracht leidt, bewaren we normaal niet langer dan 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een langere bewaring nodig is voor een geschil of wettelijke verplichting. Contract-, facturatie- en betaalgegevens bewaren we gedurende de toepasselijke wettelijke termijnen.

Projectbestanden, beelden en rapporten bewaren we zolang dit nodig is voor uitvoering, oplevering, overeengekomen nazorg en eventuele opmerkingen. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze wanneer geen geldige reden voor verdere bewaring bestaat. De klant kan eerder om verwijdering vragen; we beoordelen dat verzoek volgens de AVG en de gemaakte afspraken.

Uitnodigingslinks voor het klantenportaal zijn tijdelijk en vervallen volgens de ingestelde geldigheidsduur. Downloadlinks naar private opslag zijn tijdelijk. Databaseback-ups voor herstel worden volgens de huidige technische inrichting maximaal 30 dagen bewaard en daarna overschreven of verwijderd. Beveiligingslogs worden niet langer bewaard dan nodig voor beveiliging, onderzoek en continuïteit.

8. Beveiliging, cookies en externe links

VYNDIS gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, versleutelde verbindingen, private bestandsopslag, back-ups en beveiligingslogging. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; bij een incident handelen we volgens de toepasselijke meld- en informatieplichten.

De publieke website gebruikt momenteel geen advertentie- of analysetracking. Het klantenportaal gebruikt strikt noodzakelijke sessie- en beveiligingstechnieken om inloggen en toegang mogelijk te maken. Hosting- en beveiligingsproviders kunnen noodzakelijke netwerkgegevens verwerken om verkeer af te leveren en misbruik te voorkomen. Externe websites hebben hun eigen privacybeleid.

9. Jouw rechten

Binnen de voorwaarden van de AVG kan je vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Je kan bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming voor de toekomst intrekken. Je hebt ook het recht niet te worden onderworpen aan bepaalde uitsluitend geautomatiseerde beslissingen; VYNDIS gebruikt zulke besluitvorming momenteel niet.

Stuur een duidelijk verzoek naar info@vyndis.be. We kunnen proportionele informatie vragen om jouw identiteit te controleren. We antwoorden in beginsel binnen één maand; bij een complex of omvangrijk verzoek kan die termijn volgens de AVG worden verlengd, waarover we je tijdig informeren. Je kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

10. Wijzigingen en geldende versie

We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen wijzigen. De actuele versie staat op deze pagina. Bij een belangrijke wijziging informeren we betrokken klanten via een passend kanaal wanneer dat nodig is. Versie van 6 september 2026.